ADMINISTRASI ORGANISASI*

What the meaning of administration ?
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan-keputusan yang telah diambil dan pelaksanaannya dilakukan oleh dua orang atau lebih menuju tujuan bersama. (Siagan, Administrasi Pembangunan,Jakarta: PT Gunung Agung, 1983, h.2)

Secara sederhana, administrasi organisasi adalah pembukuan terhadap seluruh aktivitas yang akan (present), sedang (continous) dan telah dilakukan (past), sehingga segala sesuatunya dapat teruku dan dipertanggungjawabkan kepada siapapun.

Who ?, Where ? and When ?
 Yang melaksanakan administrasi bukanlah semata-mata sekretaris atau bendahara, tapi dari ketua hingga bagian terkecil-pun melakukannya.
 Administrasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut dengan keterpautan yang tidak terikat, asalkan selama aktiitas yang dilakukan adalah untuk organisasi.
 Administrasi dilakukan setiap kali kita melakukan aktifitas organisasi, formal maupun non formal.
Why ?

Fungsi administrasi:
 Sebagai aktifitas “wajar” sebuah organisasi.
 Sebagai wilayah data/file organisasi.
 Pengukur atau target keteracapaian kesuksesan organisasi.
 Alat bantu belajar bagi regenerasi.
 Bukti sejarah, etc.

How ?
Tak jarang (bahkan sering sekali) kita kebingungan dalam melakukan administrasi organisasi dan hal ini dikarenakan masih minimnya kemampuan/pengetahuan kita tentang administrasi organisasi itu sendiri. Sehingga, ada beberapa hala yang harus kita pahami terlebih dahulu sebelum melakukan administrasi, seperti:organisasinya bergerak dalam bidang apa, bagaimana cara kerjanya, seperti apa job discription, bagaimana realasinya, dan lain sebagainya. Selanjutnya menetukan administrasi apa yang akan dilakukan.

Kalau kita berbicara dalam konteks ke-STAIN-nan, maka sudah jelas kiranya organisasi yang dimaksud adalah organisasi kemahasiswaan sehingga tidak perlulah kiranya kita berbicara administrasi bisnis atau dagang. Administrasi organisasi ada dua macam: yaitu ada administrasi kesekretariatan (kantor) dan administrasi keuangan (akuntansi). Mari kita bicarakan bersama satu persatu.

1. Administrasi Kesekretariatan (Kantor)
Sebelum mengenal lebih jauh maka perlu diperkenalkan dahulu sebagai prolog tentang komunikasi. Aktifitas kantor tentu tidak terlepas dari komunikasi yaitu melalui surat. Fungsi yang sangat fundamen dari surat adalah sebagai alat komunikasi itu sendiri, baik komunikasi intern (dalam diri; kreatifitas, dll) maupun ekstern (kepada pihak lain).

Jelaslah bahwa komunikasi sangat primer. Lalu bagaimana komunikasi yang baik/efektif itu ?
Komunikasi efektif adalah wahana/alat berinteraksi dimana di dalamnya memuat informasi yang sarat dengan pesan-pesan dalam bentuk apapun dari komunikator (pihak I) kepada komunikan (pihak dua) yang selanjutnya memberikan stimulus dan respon kepada komunikan untuk mem-feed back pesan komunikator dalm bentuk apapun juga.


Sehinghga pengertian surat adalah alat komunikasi yang didalamnya berisi pesan-pesan yang tersusun adri teks-teks sescara sistematis, dari komunikator kepada komunikan, sehingga komunikan dengan mudah memahami pesan komunikator secara utuh dan menjalankan suatu kegiatan sesuai dengan isi pesan tersebut.
Unsur surat ada tiga: si pembuat, ada pesan teks, dan ada si penerima.bila tidak ada satu unsur saja, maka tidak dapat disebut sebagai surat.

Bagian-bagian pokok surat Ket:
1. Kop surat
2. Identitas surat
3. Alamat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Salam penutup
7. Tempat dan tgl. pembuatan
8. Identitas pembuat
9. Tembusan


Model dan jenis surat
Ada bermacam-macam jenis surat, seperti full block style, semi blokck style, block style, hunging paragraph style, indent style, dan lain-lain. Berikut bagian dari masing-masing jenis surat:
Setelah kita belajar dan memahami model-model surat, maka selanjutnya perlu kita ketahui jenis-jnis surat yang biasa digunakan oleh Instansi atau yang sering juga disebut Dina Style, yaitu:

Office Style
Fungsi dan legitimasi surat
Secara garis besar fungsi utama dari surat adalah:
1. sebagai alat komunikasi tulis (trnsfer information)
2. Tanda bukti tulis.
3. Alat pengingat.
4. Pedoman untuk bertindak.
5. Keterangan keamanan.
6. Duta/wakil organisasi.
7. Dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
8. media da’wah. Etc.
Karena surat memiliki fungsi seperti tiu, maka surat harus ditulis sesistematis mungkin sehingga pesan mudah dipahami dan dilengkapi dengan subyek/identitas pembuat surat dan tentunya sebagai legitimasi surat, terlebih lagi dalam organisasi formal.
Masih sering kita temukan kesalahan-kesalahan dalam melakukan legitimasi surat dan terbesar (biasanya) dikarenakan “ketidak tahuan” (human error). Ini seharusnya tidak terjadi dan akan menyisakan “malu” dalam sejarah berorganisasi.

Legitimasi/pengesahan surat adalah bagian akhir dari aktifitas surat yang tidak dapat kita tinggalkan dan terkesan remeh, sehingga kita sering meremehkan, baik berstempel, (surat instansi, dll) maupun tidak (surat pribadi, dll).
Langkah-langkah legitimasi surat:
1. Lihat Siapa Yang Akan Membubuhkan Tanda Tangan (subject). Berarti perlu adanya infentarisir subject.setelah kita tahu maka subject yang memiliki jabatan/posisi lebih tinggi di letakkan di sebelah paling kiri. Bila subject-nya banyak, maka diatur sedemikian rupa agar rapi dan tetap berkaidah seperti tadi.
2. Stempel Araea. Cap/stempel di capkan pada pemegang wilayah kesekretariatan, dalam hal ini bila tertera ketua dan sekretaris, maka yang dibubuhi stempel adalah sisi sekretaris dan letak cap berada disebelah kiri. Usahakan stempel menyentuh area subject tapi tidak sampai mengaburkan teks yang tertera.
3. Ukuran. Ukuran menghindari ketidak harmonisan stempel, maka perlu diatur ukuran stempel/cap organisasi.]
Setelah melalui tahapan-tahapan diatas, maka surat siap didistribusikan dan menjalankan fungsinya sebagai duta/wakil dari sebuah instnsi atau pribadi kepada pihak komunikan.

Kriteria Surat dan Penulis Surat yang Baik
Seyogianya kesalahan dalam surat menyurat dapat dihindari caranya antara lain adalah dengan mengetahui ciri umum surat yang baik dan persyaratan untuk menjadi penulis surat yang baik. Adapun kriteria surat yang baik adalah:
1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna yang sesuai dengan surat yang akan ditulis.
2. Menggunakan bentuk surat yang standar.
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
4. Menggunakan bahasa yang lugas.
5. Menggunakan bahasa yang jelas.
6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.
7. menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
8. Tidak boleh menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat menyurat.
9. tidak boleh memakai kata-kata yang sulit dan istilah yang belum memasyarakat.



Penggolongan Surat
1. Menurut Wujudnya
a. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang terdiri dari kertas surat bserta sampul/amplopnya.
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh kantor pos. ada juga yang berukuran lebih besar antara lain 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan oleh prusahaan swasta.
c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
d. Telegram dan Teleks
Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram yang berarti tanda yang tercetak. Jadi, makna kata telegram selengkapnya adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata teleks sebenarnya merupakan singkatan dari telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Pesawat teleks juga disebut teletypewriter atau teleprinter yang bermakna pengetik atau pencetak dari jarak jauh. Sekarang ada faximili, yaitu pesawat pengirim kopi surat dari jarak jauh. Generasi sebelum faksimili disebut telecopier atau telefax.
e. Memo dan Nota
Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern organisasi.
2. Menurut Pemakaiannya
a. Surat Pribadi
Adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama. Surat pribadi ada dua macam yaitu yang isinya yang bersifat private dan bersifat resmi.
b. Surat Pemerintah
Adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
c. Surat Bisnis
Adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.

d. Surat Sosial
Adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya yang bersifat non profit.
3. Banyaknya sasaran yang dituju
a. Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang / organisasi (jumlahnya sedikit)
b. Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.
4. Isi dan Maksudnya
Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan kepada pihak yang akan dituju, maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, pengaduan, penawaran, dll.
5. Menurut Sifatnya
a. Surat biasa
Adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya isi surat tersebuit boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju.
b. Surat rahasia
Surat yang hany boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Pada amplop biasanya dituliskan kata RAHASIA atau disingkat RHS yang ditempatkan pada bagian atas amplop, sebelah kiri atau kanan.
c. Surat konfidensial
Adalah surat untuk kalangan terbatas.arti kata konfidensial adalah rahasia, tetapi dalam hal ini pengertian yang lebih tepat adalah terbatas.
6. Menurut Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Biasa
Adalah surat yang berlakukan secara biasa. Artinya surat itu tidak diistimewakan.
b. Surat Segera/Ekpres
Adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgen surat kilat.
c. Surat Kilat
Adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lain, baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
Sedangkan surat sekretaris sendiri tergolong sebagai surat praktis. Pembuatan suratnya memang lebih praktis jika dibandingkan dengan jenis surat yang lain. Surat sekretaris yang dimaksud adalah:
1. Surat pembeitahuan
2. Surat undangan
3. Surat kuasa
4. Surat keterangan
5. Surat memo dan nota
6. Surat edaran dan pengumuman
7. Suratpengantar
8. Surat janji temu
9. Surat tempahan atau bukingan (pesanan jasa)
10. Surat ucapan
11. Surat penugasan
12. Surat permohonan

Managemen Persuratan
Bukan hany kehidupan dan bisnis saja yang mengenal manajemen, tapi dlam persuratanpun membutuhkan manajemen administrasi. Hal ini dikarenakan kebutuhan dalam persuratan yang disesuaikan dengan fungsi surat. Di sini kita akan kenal adanya Surat Masuk (datang dari luar) dan Surat Keluar (surat inetrn yang ditujukan kepada pihak lain). Untuk itu, haruslah diukur sirkulasi surat dengan rapi dan teratur.
Dalam melakukan aktifitas manajemen persuratan, maka perlu dilakukan:
1. Pra Dokumentasi
Kegiatan sebelum surat tersebut dibuat (untuk jenis surat keluar) dan sebelum diarsip (untuk surat masuk). Sebelumnya harus dbuat aturan persuratan itu sendiri dan selanjutnya dalam setiap pembuatan atau penerimaan surat harus di-cross check- dengan buku surat (misal buku surat masuk dn surat keluar).
2. Dokumentasi
Proses melakukan dokumentasi sesungguhnya dengan menggunakan berbagai metode, baik disesuaikan dengan nomor surat, isi surat, abjad, nomor sendiri atau yang lainnya. (sesuaikan dengan kemampuan dan kebutuhan)


3. Pasca Dokumentasi
Penyimpana dokumen pada tempat yang aman dan mudah terjangkau sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan surat ketika dibutuhkan. Seperti penyimpanan surat dalam lemari file, dan lain sebagainya.
4. Disposisi
Adalah aktifitas administrasi persuratan dalam pemindahan wewenang atas surat masuk. Hal ini dilakukan bila surat yang bersangkutan tidak sesuai dengan Job Discription, maka perlu diberikan kepada bagian yang mengenai sesuai dengan isi surat, baik dalam satu tubuh organisasi maupun lintas organisasi. Ini untuk mengawal surat yang masuk dan memudahkan untuk melacak surat tersebut.

Langkah-langkah Pembuatan Proposal Kegiatan
Tahap I : Kerangka proposal
1. Pendahuluan
2. Menetukan dasar pemikiran
3. Menetukan dasar kegiatan
4. Nama dan Tema kegiatan
5. Waktu dan Tempat kegiatan
6. Maksud dan Tujuan kegiatan
7. Juklak dan Juknis kegiatan
8. Membuat susunan acara
9. Membuat kepanitiaan
10. Menentukan aturan sponsorship
Tahap II : Pembuatan proposal
Gunakan bahasa yang efektif dan jelas serta tulisan-tulisan yang menarik.
Tahap III : Distribusi proposal
Tahap IV : Lobying

10. Administrasi Keuangan (akuntansi)
Akuntansi secara sederhana dimaknai sabagai rekapan keuangan. Sebagaimana aktifitas “pedagang beras” dalam menghitung beras miliknya yang digudang telah terjual berapa dan sisa berapa tercata baik dengan sisitem LIFO maupun FIFO. Lebih lagi pada pedagang lombok, hitung-hitungan beli berapa, jenisnya apa dan harganya berapa sehingga dicapai total pembayaran. Itu semua adalah aktifitas keuangan yang disebut akuntansi, tapi secara sangat sederhana.
Dari pehitungan tersebut akhirnya didapatlah ilmu akuntansi. Ada dua akuntansi yaitu Akuntansi Biaya dan Akuntansi Keuangan. Akuntansi Biaya adalah akuntansi yang digunakan untuk menentukan biaya produksi maupun biaya BEP baik perdagangan dalam negeri maupun luarngeri sehingga nantinya menyangkut masalah asuransi dan lain sebagainya. Sedangkan Akuntansi Keuangan adalah akuntansi yang digunakan dalam pembukuan keuangan, sebagaimana yang akan kita bahas selanjutnnya.
Istilah kental dalam akuntansi adalah DEBET dan KREDIT. Debet merupakan arus masuk atau pemasukan dalam bentuk apapun (uang atau barang), sedangkan Kredit adalah sisi arus keluar atau pengeluaran dalam bentuk apapun (uang atau barang termasuk penyusutan barang). Dalam pembukuan Debet selalu diletakkan pada sisi kiri dan Kredit pada sisi kanan.
Ada empat jenis pembukuan:
1. Buku Besar
Pembukuan yang dilakukan untuk satu jenis pembukuan dengan bentuk horizontal dan digunakan untuk pembukuan transaksi bulanan per-bulan. Contoh kolom:
BUKU KAS UKM M@STER
Per-Desember 2005
D K
No Transaksi Jumlah No Transaksi Jumlah



2. Jurnal Penyesuaian
Pembukuan yang dilakukan secara keseluruhan dengan dalam satu point transaksi akan melibatkan dua ietm/icon yang berposisi pada debet dan kredit dengan ukuran ke bawah (vertical). Jurnal Penyesuaian digunakan untuk menyesuaikan pada neraca lajur. Contoh kolom:
Jurnal Penyesuaian
Per Th .....................
No Transaksi Debet Kredit
1 Aaaaaaaaaaaaaaaaa
Aaaaaaaaaaaaaaaa


3. Neraca
Adalah pembukuan lengkap yang tersusun secara sempurna sebagai rekapan dari buku besar.

Buku Neraca
Per ........
No Transaksi Debet Kredit


4. Neraca Lajur
Adalah pembukuan lengkap yang tersusun secara sempurna sebagai rekapan pertahun sebagai laporan akhir dari kegiatan suatu organisasi/bisnis.
Neraca Lajur
Per Desember .........
No Keterangan Neraca Jurnal Penyesuaian Neraca Yg Disesuaikan
D K D K D K


Nb: Setiap transaksi dicatat secara mendetail serta dilengkapi dengan bukti-bukti nyata/dokumen (kuitansi. Bon, dan lain sebagainya)



* disampaikan pada acara LDK OSIS MTs TTQ Cilacap



***Good Luck***